Organizzare una convention è un’attività che richiede grandi doti organizzative: si deve pensare ad una campagna promozionale dell’evento, a come organizzare i diversi tempi durante il convegno, a contattare le persone che dovranno tenere le varie conferenze, eccetera. Ci sono molte cose da tenere in considerazione e da acquistare per tempo. In questo articolo vogliamo aiutarti e ti suggeriamo alcuni step che puoi (e devi) realizzare in anticipo rispetto all’evento e che risultano essere necessari in preparazione al meeting. E un piccolo accorgimento che puoi adottare a seguito della convention. Sei pronto? Vediamo insieme come fare.
#1 Promozione
Il primo step da affrontare è senza ombra di dubbio la campagna promozionale che deve partire con largo anticipo rispetto alla data dell’evento. Se si tratta di una convention a numero chiuso, bisogna calcolare i tempi in modo da permettere alle persone di potersi informare sulle tematiche e iscriversi qualora siano interessati. Se invece si tratta di un convegno a porte aperte, partire per tempo può aumentare il numero di persone che intendono partecipare. Per quanto riguarda gli strumenti che puoi utilizzare, puoi sbizzarrirti: dalla pubblicità cartacea a quella digitale. Puoi infatti pensare alla stampa di poster da affiggere per la città, di volantini, inviti e brochure da distribuire in luoghi affollati o da recapitare nelle cassette della posta di ogni casa. Oppure puoi creare degli eventi e fare pubblicità al convegno attraverso i social network, questo potrebbe essere utile per ampliare e diversificare il target.
#2 Materiale per la convention
Dopo che avrai pensato a fare pubblicità all’evento, dovrai occuparti di stampare materiale che possa essere di pratico utilizzo in quell’occasione. Potrebbe essere un’idea valida realizzare delle penne personalizzate e dei block notes personalizzati: i partecipanti li potranno utilizzare per appuntare importanti informazioni durante il convegno. Puoi inserire su ogni blocco e ogni biro il logo della tua organizzazione con tutti i riferimenti per essere contattato, in tal modo sarà anche un grazioso cadeaux che i partecipanti potranno portarsi a casa. Per quel che concerne i block notes, puoi scegliere tra il più comune formato A4 o il più maneggevole e sfizioso A6, passando per la misura intermedia A5. Se ti affidi a Stampaprint.net potrai personalizzare in toto il foglio: decidendo lo sfondo del foglio (righe, quadretti o bianco senza riferimenti) e la posizione di logo e dati dell’organizzazione.
#3 Post evento
Durante l’evento puoi raccogliere i contatti di chi ha piacere ad essere costantemente aggiornato sulle attività della tua organizzazione e su altri eventi di natura simile. Questo ti servirà in seguito, tali persone infatti puoi spedire tramite posta la pubblicità o gli inviti ad altre convention. Le buste personalizzate potranno esserti di grande aiuto. Puoi inserirvi il materiale da spedire, cosicché i destinatari capiscano subito di cosa si tratta e chi sia il mittente. L’utilizzo di buste personalizzate dona inoltre un tocco in più di professionalità e serietà all’azienda.
Ecco tre importanti step che non devi tralasciare quando stai organizzando un convegno o una serie di conferenze. Ma non pensare che bastino questi accorgimenti per ottenere un risultato di grande effetto. Le cose da fare sono molte e ti suggeriamo di stilare una lista per non dimenticare nulla. Non ti resta che metterti all’opera e iniziare i preparativi.
(Fonti immagini: avisbrugherio.it, centrocongressipadova.it)
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