Si quieres realizar una conferencia éxitosa tienes que seguir unas reglas fundamentales. La preparación puede ser un poco estresante pero si sigues nuestros consejos lo vas a lograr sin problemas. ¿Estás listo para empezar?
Optimización presentación en PowerPoint
Averiguar siempre vuestra presentación: si funciona su vuestro notebook no significa que funcione igual en otros. Resolución de la plantalla, los tipos y los archivos modificados tienen que ser copiados en el ordenador que utilizarás en la sala de conferencias.
Averiguar el estado del videoproyector
No confies demasiado en el plug & play, las funciones de configuración automática: ¡una vez cada dos hay problemas! Es siempre mejor hacer unas pruebas antes de manera de estar preparados.
La temperatura de la sala de conferencia
Una sala demasiado fría o caliente no es el lugar ideal donde quedar muchas horas escuchando alguien hablando. Por esta razón es muy importante que la temperatura sea lo mas agradable posible y que tus invitados se encuentren cómodos en su sitio. Averiguando la situación antes será posible llamar un servicio de asistencia en caso de problemas con la ventilación.
Los materiales
¿Quieres que los participantes se fijen en la proiección o quieres que cojan notas?
Aunque prefieras centrar la atención de los participantes en la proyección, es buena regla ofrecer siempre bloc de notas aún mejor si personalizados con el logo de tu empresa o el tema de la conferencia. De esta manera, si lo necesitan, los invitados pueden tomar nota de las informaciones que más le interesen y fijar las preguntas por el fin.
Si tienes materiales para entregar durante tu presentación es mejor prepararlos en las sillas antes de empezar la conferencia.
Puedes pensar de imprimir unas carpetas personalizadas para la ocasión. En estas carpetas puedes poner todos los materiales que quieres proporcionar y el bloc de notas para los apuntes. Buena idea sería imprimir en la carpeta el logo y el nombre de tu empresa más el titulo de la conferencia. De esta manera tu trabajo será aún más profesional.
Coffee Break
¡Planea los descansos! Aunque tu conferencia sea lo más divertida no puedes pensar que los participantes queden sentados escuchandote durante muchas horas sin nisiquiera un descanso. Organizar un coffee break con galletas, café, zumo y más, además de ser buena solucción ayuda la interacción.
¡No te pases del Budget!
Tienes siempre que tener claro cuanto te costará la conferencia y proporcionar los gastos a tu budget. Salir del budget no es jamás buena idea. Antes de empezar hay siempre que pedirse: ¿Cuánto me va a costar la conferencia?, ¿He considerado todos los servicios necesarios?, ¿Cósa esta comprendido en el alquiler de la sala conferencias?, ¿el micrófono y el videoproyector son considerados como extras?
¿Necesito un asistente?
Depende de muchas cosas. Por ejemplo de como has organizado tu conferencia, si logras hacerlo solo no hay que preguntar a alguien de ayudarte. Recuerda siempre de considerar el número de participantes y que tendrás que hablar mucho. Si no estás acostumbrado o si hay mucha gente un ayuda no es mala idea.
La comida
Acuerdate de organizar algo por la comida. Reserva una sala en un restaurante o haz un buffet con un servicio de catering. Elige la opción que prefieres pero intenta hacer de manera que sea todo el mas organizado posible. Recuerda: alguien podría ser vegetariano.
